1月に入りました。今年は辰年・・・ドラゴンですね。
日本列島もなんとなく龍の形に似ているし、龍は神様に例えられる事も多いので
干支の中でも、かなりいい年になるのではないかと思います。
年明けから地震や災害、事故のニュースも多いですが
つくばの地から、登り龍の勢いでバシバシ経済をまわしていきたいと思っています。
思う事は沢山あるのですが、とにかく自分たちができる事をできる範囲でやる。
そうやって、前向きに一人一人が経済をまわしていけば
税収も増えて、結果的に被災地の復興につながるはずです。
そんなこんなで、年末にはいろいろやってました。
墓回り代行をやったり、つくば市内のアパートでリフォーム工事をしてたり
24時間使えるグランドピアノ練習室の弦を張り替えたりもしました。
営業終了後には事務所のワックスがけから床のクリーニングもやりました。
そして大晦日には近所のお寺で鐘を打ってきました。
子供たちは鐘を打ったことがないというので、お寺で鐘を打てたのをすごく喜んでました。
年明けと同時にお寺の方に甘酒もらったり、日本酒もらったり、子供たちはマシュマロもらいワイワイと焼いていて楽しそうでした。
最近は大晦日でも大きな音が出るので鐘を打てるところが減ってきているので、貴重な体験です。
日本の伝統的な行事なので続けて欲しいですね。
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今年の年末年始はいろいろありました。
大晦日に事務スタッフのミスで小山のウィークリーマンションで寝具が足りないという事から始まり（紅白歌合戦をNHKラジオで聞きながら布団を届けました(;O;)）
12月31日、1月1日のつくばのウィークリーマンションの清掃。1月3日の野田の清掃、1月4日の小山の清掃・・・・・。
毎年恒例の正月休み期間中の音楽スタジオのメンテナンス・・・。
そんなこんなで正月休み中も忙しく動いていました。
そういう状況を体感して、1ヶ所なら何とかなるけれども2ヶ所で同時多発的に何かが起これば対応できないという事に危機感を覚えるようになります。
そこでまずやったのが、龍ヶ崎から来てくれる軽作業や清掃をしてくれている男性スタッフがいるのですが、その人に小山の物件を案内して自分以外でも行ける人を増やしました。（以前は私+つくばの清掃スタッフ2名が小山で清掃があれば行くようになっていました。）
たまにしかないので、自分がやればいいという事ではなく念のための準備をしていく。
そして行ける人を1人でも増やして準備の幅を広げておくというのが「改善の第1弾」です。
その他に、ボトルネックとなっているのは経理業務です。
これは支払い日が決まっているうえに、誰かにすぐに頼めるものではないので業務のタイミングや仕事量を減らすというのが現実的でした。
今までは振込手数料が安いのでインターネットバンキングから振込をしていたのですが、それをやめて別銀行から事前に振込予約をするような方法に切り替えます。
そうするとお金を一度、インターネットバンクに移動する手間や、1件1件振り込む手間があったの物がなくなり、管理口座から直接、リストから選んだ10件ごとにまとめて送金予約できるので毎月の振込作業がとても楽になります。（振込先の登録をするのに丸1日かかりましたが、定例リストができたので次月以降は早いです。）
具体的に時間数でいうと毎月3時間ほどかかっていた振込作業が約10分ほどに短縮されます。
デメリットとしては毎月の振込手数料は数万円（年間では10万円以上）増えますが、背に腹はかえられません。
うちは管理物件のオーナーへ振込、業者支払いの書類の作成、給与振り込み用の資料を作り、その後税理士へ送付。各書類は作った人とは別の人がｗチェック。
戻ってきた書類を確認して振込。
という流れで作業をしています。
その作業が毎月5日〜10日に集中しており、付近の日は経理業務が多くなっていました。
（特に1月の正月休み明けは書類作成をするために前倒しで出勤してもらったり、追加作業をするために残業していました。）
業務の集中が問題なので、まずはその日程をずらせるものと、ずらせないものを選別します。
結果、締め切りをずらせるものがあったので事前連絡して送金日をずらす事にしました。
（仕事をずらした結果、スタッフの作業も分散できるようになり余裕が出るようになります。）
うちの会社は月末月初や銀行営業日である休み明けは電話が集中し、とにかく忙しいです。
多い時は５〜６本の電話が同時になるので電話に出れない事もあります。
そういう状況なので、とにかく
「働くスタッフの心に余裕を作って仕事をしてほしい。」
と思っているので、仕事のピークを分散できたのは・・・よかったと思います。
今回は毎月の仕事のやり方を変えて
「処理時間が早くなる」
「締め切りが遅くなる」
という結果になったので
経理作業をしようと思っていた日に何かあっても、その夜間にでも振り込み予約をすればよくなり「この日に作業しないといけない。」という日がなくなった事。
また作業するとしても実務時間が減ったので心理的負担も少なくなりました。
私にとっては業務が集中した時に「15時までに間に合うか・・・の焦り」と「この日は動けない」という心配がつらかったので、だいぶ気が楽になりました。
・・・・
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
今までのやり方を変えて新しい事をやるのは不安ですし、最初の準備の段階では別の作業が増えるので少し面倒ですが、苦しくなったからこその方向転換。
正月に本気で悩んだからこその、やり方の変更です。
そう思うと、いろいろな気苦労も悪くないですね。
きっと今はどこの会社でも人が居ないので
「毎月の業務が回らない。」
「今まで出来ていた、いつもの作業ができない。」
「人が少ないので毎日忙しく、ミスが増えた。」
「毎日の仕事がいつまでも終わらない。」
というような会社が沢山あると思います。
先日行ったラーメン屋では、ついに夜の営業を止めてランチ営業のみ。営業時間も10時から15時までと案内されていました。
夜の営業を止めるという事は、売上の半分を捨てるような事になりかねないと思うんですが、継続するために背に腹は代えられないんだと思います。
人手不足は本当にジリジリ、ジワジワと経営を追い詰めるので要注意です。
手遅れになる前に、その時はその時で大変だと思いますが
今までのやり方を変える。
毎回している作業工程を変える。
本当に必要な作業と必要ない作業をわけて、止める仕事を決める。
とにかく業務効率をあげて、乗り越えるしかないです。
工夫してもダメになる会社が多い中
どうにかの乗り越えられるなら御の字ですから。
とにかく
魅力的な会社を作って
魅力的な仲間を集めて
魅力的な仕事をして
たくさんの人に喜ばれるように一緒に頑張りましょうね。
みなさんの頑張りが
経済をまわして景気を良くします。
そして雇用が増えて、税金も増えて。
最終的には震災復興の足掛かりとなると思います。
とにかく頑張るぞ茨城！
応援してます！石川県！！
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お問い合わせは ホソダ興産まで
住所：茨城県つくば市二ノ宮2-12-17
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そして大晦日には近所のお寺で鐘を打ってきました。
子供たちは鐘を打ったことがないというので、お寺で鐘を打てたのをすごく喜んでました。
年明けと同時にお寺の方に甘酒もらったり、日本酒もらったり、子供たちはマシュマロもらいワイワイと焼いていて楽しそうでした。
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12月31日、1月1日のつくばのウィークリーマンションの清掃。1月3日の野田の清掃、1月4日の小山の清掃・・・・・。
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そんなこんなで正月休み中も忙しく動いていました。
そういう状況を体感して、1ヶ所なら何とかなるけれども2ヶ所で同時多発的に何かが起これば対応できないという事に危機感を覚えるようになります。
そこでまずやったのが、龍ヶ崎から来てくれる軽作業や清掃をしてくれている男性スタッフがいるのですが、その人に小山の物件を案内して自分以外でも行ける人を増やしました。（以前は私+つくばの清掃スタッフ2名が小山で清掃があれば行くようになっていました。）
たまにしかないので、自分がやればいいという事ではなく念のための準備をしていく。
そして行ける人を1人でも増やして準備の幅を広げておくというのが「改善の第1弾」です。
その他に、ボトルネックとなっているのは経理業務です。
これは支払い日が決まっているうえに、誰かにすぐに頼めるものではないので業務のタイミングや仕事量を減らすというのが現実的でした。
今までは振込手数料が安いのでインターネットバンキングから振込をしていたのですが、それをやめて別銀行から事前に振込予約をするような方法に切り替えます。
そうするとお金を一度、インターネットバンクに移動する手間や、1件1件振り込む手間があったの物がなくなり、管理口座から直接、リストから選んだ10件ごとにまとめて送金予約できるので毎月の振込作業がとても楽になります。（振込先の登録をするのに丸1日かかりましたが、定例リストができたので次月以降は早いです。）
具体的に時間数でいうと毎月3時間ほどかかっていた振込作業が約10分ほどに短縮されます。
デメリットとしては毎月の振込手数料は数万円（年間では10万円以上）増えますが、背に腹はかえられません。
うちは管理物件のオーナーへ振込、業者支払いの書類の作成、給与振り込み用の資料を作り、その後税理士へ送付。各書類は作った人とは別の人がｗチェック。
戻ってきた書類を確認して振込。
という流れで作業をしています。
その作業が毎月5日〜10日に集中しており、付近の日は経理業務が多くなっていました。
（特に1月の正月休み明けは書類作成をするために前倒しで出勤してもらったり、追加作業をするために残業していました。）
業務の集中が問題なので、まずはその日程をずらせるものと、ずらせないものを選別します。
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うちの会社は月末月初や銀行営業日である休み明けは電話が集中し、とにかく忙しいです。
多い時は５〜６本の電話が同時になるので電話に出れない事もあります。
そういう状況なので、とにかく
「働くスタッフの心に余裕を作って仕事をしてほしい。」
と思っているので、仕事のピークを分散できたのは・・・よかったと思います。
今回は毎月の仕事のやり方を変えて
「処理時間が早くなる」
「締め切りが遅くなる」
という結果になったので
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また作業するとしても実務時間が減ったので心理的負担も少なくなりました。
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・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
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正月に本気で悩んだからこその、やり方の変更です。
そう思うと、いろいろな気苦労も悪くないですね。
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「毎月の業務が回らない。」
「今まで出来ていた、いつもの作業ができない。」
「人が少ないので毎日忙しく、ミスが増えた。」
「毎日の仕事がいつまでも終わらない。」
というような会社が沢山あると思います。
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毎回している作業工程を変える。
本当に必要な作業と必要ない作業をわけて、止める仕事を決める。
とにかく業務効率をあげて、乗り越えるしかないです。
工夫してもダメになる会社が多い中
どうにかの乗り越えられるなら御の字ですから。
とにかく
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魅力的な仲間を集めて
魅力的な仕事をして
たくさんの人に喜ばれるように一緒に頑張りましょうね。
みなさんの頑張りが
経済をまわして景気を良くします。
そして雇用が増えて、税金も増えて。
最終的には震災復興の足掛かりとなると思います。
とにかく頑張るぞ茨城！
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